民宿の情報管理

 民宿経営を企業として、人的、物的管理体制の体質改善を目標にして人員、資本の両者の決め手になるのが実は、収益性と労働生産性の増大ですから、そのためには事務の合理化、機械化をしていかなくてはなりません。そして、より事務処理をスピードアップして、データ処理し、企業としての民宿に発展することが急務と思われます。具体的には、大福帳に訣別し、ドンブリ勘定を過去のものとしなくては同業種であるホテル、旅館に顧客を吸収されてしまう結果となります。
 従って民宿内部的経営と民宿外部的経営を分離し、事務処理の機械化をし、データの分類整理し、記録する管理的業種の必要性を感じなくてはなりません。
 また、予約業務については電話によるもの等、扱いにそれぞれ差異があると思われます。これをスピーディに内容が把握でき処理することが必要でしょう。会計処理などは、いわゆる日本式旅館の形態とまったく同一な処理形態をとっています。従って、家庭の主婦がすべて処理する中央管理システムです。これを家族労働に負うことによって、各人の分担区域を決めて集中型から分散型にすることにより合理的な処理体制になりえます。
 たとえば、客室、食堂、調理場、帳場を一つのシステム化をはかり、コントロールする経営体制が必要です。大型化すればするほど、この問題がはっきり出てくるのですが、小規模でも人員難になると当然、仕事の経路、事務処理化など問題となってきます。その結果として、できるだけ省力化することは可能でもシステム内において一ヵ所でも迅速な処理ができなくなると顧客に不快感を与えることになります。一点の不快感がワンセット化した場合、当然のことながら減点されることになり、将来への汚点につながる可能性があります。これは一般的に口こみによるマイナスの宣伝効果になるからです。

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 収益の安定性を重視すれば、オールシーズンに民宿に訪れてくれる管理体制を考慮しなくてはなりません。つまり外部的情報管理の形態について考えておかなくてはなりません。一般的に行なわれている方法は調査によると毎年、挨拶状(年賀状、暑中見舞状など)により固定客つまり常連の客をつくることが多い。しかし、これでは消極的であるので、もっと積極的な方法で広告、宣伝しなくてはなりません。それは、やはり民宿組合等の団体で計画的にやる方法と、個人的に計画的に行う方法があろうが、前者の方法がより大きな効果をもつことが可能と考えられます。従って、その地域の目玉商品になる環境立地因子を適格につかみ広告内容にイメージ化していくことが大切です。これは広告対象の選定と方法の一致をみなくては限られた予算で最大の効果を上げることができません。そして、広告媒体の選定です。
 現在、もっとも効果的な媒体はテレビ、ラジオ、インターネット、新聞によるものであるから、限られた予算を重点的に使っていかなくては効果が上らないし、費用を要して効果的ではありません。
 以上のように民宿の情報管理の現象をとらえてきたのですが、これを整理してみると民宿の情報管理とは、民宿内部的経営における内部的情報管理と外部的情報管理に分けられます。そこで、民宿の情報管理をどのようにしていったらよいか考えて結論としたい。
 内部的情報管理 - 現状の民宿の事務処理から、予約業務の不便をなくす。ストックコントロールをうまく行う。エラーの発生頻度を低くする。転記事務を少なくする。請求事務に手間と時間がかからない。請求もれによる損失がないようにする。事務処理の渋滞をなくす。経営管理資料の整理をしておく。
 事務処理を機械化するうえでは、日本旅館型としての集中処理を欧米式の分散会計処理方式を導入して分散会計処理を行う。事務処理を記帳会計機にする。部門別会計を行う(飲食部門、宿泊部門等に区分する)。総合化された情報システムを考える。
 外部的情報管理としては、広告計画をたてる。広告対象を選定し対策、目的をはっきりさせる。広告内容の決定(環境立地因子の選定,民宿施設機能立地についての選定)。広告テーマの決定。広告媒体の決定。広告費の決定。広告媒体の検討。流動的な宣伝、広告媒体の選定、テレビ、ラジオ、インターネット、新聞などの活用。固定的な宣伝・広告媒体の選定駅前に立看板、広告塔をたてる。民宿組合などの共同宣伝や全国組織の民宿協会、あっせん所などへ加入し、パンフレットの印刷、配布。広告効果の測定、民宿利用者に直接聞く(どのような方法で知ったか)ことによって明確になる。間接的な方法として宿治者名簿を記入のさいに、どのような方法で知ったか記入させるのも一方法です。

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